Compra Directa
Cuando usar Compra Directa
Compra Directa es la modalidad sin competencia. Se usa cuando no tiene sentido abrir un proceso competitivo porque solo hay una opcion viable o las circunstancias lo requieren.
Situaciones donde aplica:
- Proveedor unico. Solo existe un proveedor que puede suministrar el bien o servicio (patentes, exclusividad, especializacion extrema).
- Emergencias. Situaciones urgentes donde no hay tiempo para un proceso competitivo (falla de equipo critico, desastre natural, riesgo operativo).
- Montos menores al umbral. Compras de bajo valor que no justifican el costo administrativo de una licitacion.
- Contratos marco existentes. Ya tienes un acuerdo vigente con un proveedor para esa categoria.
- Renovacion de servicio critico. Cambiar de proveedor implicaria costos de transicion desproporcionados.
Muchas organizaciones limitan el uso de compra directa a montos especificos o situaciones de emergencia. Revisa las politicas de tu organizacion antes de usar esta modalidad.
Como funciona
Puntos clave:
- Un solo proveedor invitado. No es un proceso competitivo.
- Visibilidad: total. El proveedor ve toda la informacion de la licitacion.
- Evaluacion manual. El comprador decide si la oferta es aceptable.
- Una ronda. El proveedor envia una sola oferta.
Justificacion obligatoria
Toda Compra Directa requiere que el comprador documente por que no se abre a competencia. Esta justificacion queda registrada en el sistema y forma parte del historial de la licitacion.
La justificacion debe explicar claramente:
- Por que este proveedor. Que lo hace la unica opcion viable.
- Por que no se abre a competencia. Que circunstancia justifica omitir el proceso competitivo.
- Evidencia de soporte. Referencia a contratos previos, cotizaciones de mercado, situacion de emergencia, etc.
La justificacion no es un formalismo. Es un mecanismo de control interno que protege tanto al comprador como a la organizacion. Una justificacion vaga o insuficiente puede ser cuestionada en auditorias.
Politicas que aplican
El motor de politicas de Licitar puede imponer controles adicionales sobre las compras directas. Las reglas mas comunes que las organizaciones configuran:
- Limite de monto. Compras directas solo permitidas hasta cierto monto (por ejemplo, $50,000 MXN). Arriba de ese umbral, se requiere un proceso competitivo.
- Aprobacion de superior. El sistema puede requerir que un gerente o director apruebe la compra directa antes de que se pueda adjudicar.
- Frecuencia. Limitar cuantas compras directas puede hacer un comprador al mismo proveedor en un periodo determinado.
- Categorias restringidas. Ciertas categorias de compra pueden estar bloqueadas para compra directa por politica interna.
Estas reglas se configuran a nivel organizacion y el sistema las aplica automaticamente.
Ejemplo practico
Mantenimiento de elevadores en oficinas corporativas
Una empresa tiene 4 elevadores Otis en su edificio corporativo. El contrato de mantenimiento vence y necesita renovarlo.
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Solo Otis tiene las refacciones originales y los tecnicos certificados para ese modelo. Buscar otro proveedor implicaria riesgos de seguridad y perdida de garantia.
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El comprador crea una Compra Directa y justifica: "Proveedor unico. Otis es el fabricante de los 4 elevadores instalados. El mantenimiento requiere refacciones originales y tecnicos certificados por el fabricante. Cambiar de proveedor invalidaria la garantia vigente."
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Otis envia su cotizacion por el mantenimiento anual.
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El comprador evalua el monto, lo compara con el contrato anterior y con referencias de mercado, y decide adjudicar.
Resultado: El proceso fue rapido y quedo documentado con justificacion clara para futuras auditorias.
Configuracion rapida
| Parametro | Valor |
|---|---|
| Ofertas modificables | No |
| Visibilidad entre proveedores | Total |
| Tipo de evaluacion | Manual |
| Rondas | 1 |
| Justificacion | Obligatoria |